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2018.07.30更新

請求書ってそもそも何でしょうか?
広辞苑では「品物の代価の支払などを請求するために差し出す文書」
ウィキペディアによると「請求書(せいきゅうしょ)とは、何らかの行為を求めていることを相手に通知するために発行する文書である。」とのことです。
ご商売をされている方にとっては、商品やサービスの代金を取引相手に請求する書類ですね。要は、お金を払って下さい、という書類です。

では、請求書はどの様に作成すればよいでしょうか?
今はインターネットで無料のテンプレートが沢山ありますね。その中からお好みのものを採用されてもいいですし、請求書発行枚数の多い方は、売掛金の管理と連動できる請求書作成ソフトを導入されるのも便利です。

記載されるべき内容は、
① 表題:「請求書」と記載します。
② 宛先情報:相手先の会社名や担当者名など。
③ 請求者情報:請求者の屋号や事業所所在地について。電話番号やメールアドレスを追加で記載しても構いません。
④ 印鑑:請求書の印鑑(角印)は法的に必要なものではありませんが、印鑑がないと受け取らない会社もあります。
⑤ 請求書番号:こちらが管理しやすいように、任意で番号をふります。
⑥ 請求日:請求書を発行した日付
⑦ お支払い期限:一般的には、請求日の翌月末までに支払いを求める事が多いです。
⑧ 請求項目:商品名、数量、消費税、合計金額など
⑨ 振込先情報:請求者の口座情報を記載します。
   銀行名 / 支店名 / 預金種目 / 口座番号 / 口座名義  
⑩ 備考:振込手数料などについて記載しておきましょう。                      例) 誠に恐れ入りますが、振込手数料は御負担下さいますようお願い申し上げます。
それでも、振込手数料引かれちゃうことが多いです

請求書は郵送されることが多いですが、手渡しでもメール等で送ってももちろん構いません。メールで送る時は、PDFがいいでしょう。ExcelやWordのまま送ると改ざんが出来てしまいます。

請求書の発行は、締め日の翌日から営業日を数えて3日目まで。ということをよく聞きます。
相手先から提出期限が提示されている場合は、それに間に合うように作成すればいいのですが、提示されていない場合は、締め日を過ぎたら速やかに作成・送付が望ましいでしょう。

請求書の控えを保存しておくことも大切です。
紙の状態で7年間の保存。が原則です。
Excelやソフトで作成した請求書も控えをプリントアウトするか、郵送直前の請求書をコピーしてファイルへ綴っておきましょう。


以上、初めて請求書を作成する方や基礎を再確認したい方のお役に立てたら幸いです。
ありがとうございました。


名古屋市中区 笘原拓人税理士事務所  執筆者 加藤

投稿者: 笘原拓人税理士事務所

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